E-arved jõuavad raamatupidamisprogrammi ise, pangaväljavõte imporditakse automaatselt ja korduvad kulud kirjendatakse reeglite järgi. Tehisintellekt oskab juba pakkuda, millisele kontole arve käib. Raamatupidamine on kiirem kui kunagi varem ja see on hea uudis.
Kiirus ei tähenda aga veel õigeid numbreid. Käibedeklaratsioon, majandusaasta aruanne ja juhtimisotsused tuginevad samadele andmetele, mida süsteem automaatselt toodab. Kui seadistus on vale, on vale ka kõik, mis selle peale ehitatakse. Seepärast on automatiseeritud raamatupidamises pearaamatupidaja roll suurem, mitte väiksem.
Automaatika kordab vigu, inimene teeb neid ühekordselt
Kui raamatupidaja sisestab arve käsitsi valele kontole, on see üks viga. Kui sama viga on kirjas automaatreeglis, kordub see iga sarnase arvega kuust kuusse. Kanded näevad korrektsed välja, summad klapivad ja keegi ei pane midagi tähele, kuni käibedeklaratsioon, kasumiaruanne või audiitor näitab, et midagi on mäda.
Seega ei kao automatiseerimisega vajadus kontrolli järele. Muutub see, mida kontrollitakse: iga üksiku kande asemel tuleb üle vaadata reeglid, liidesed ja andmevood, mis kandeid toodavad.
Enne tarkvara tuleb paika panna põhimõtted
Automaatreegel on lihtsalt arvestuspõhimõtte tehniline teostus. Kui põhimõtteid pole kokku lepitud, automatiseeritakse juhuslikkust. Enne kui hakata seadistama, peaks olema selge:
- milline on ettevõtte kontoplaan ja milliseid kulukohti, projekte või üksusi on vaja eristada;
- kes arveid kinnitab ja millistel tingimustel;
- kuidas käsitletakse ettemakseid, perioodiülest tulu ja kulu ning varade soetust;
- millised kontrollid tehakse kuu lõpus enne aruannete väljastamist.
Need otsused teeb pearaamatupidaja koos ettevõtte juhtkonnaga. Alles siis on mõtet tarkvara seadistada.
Näide: korrektne kanne, vale pilt
Ettevõte müüb kliendile aastase hoolduslepingu ja esitab arve jaanuaris. Automaatreegel kirjendab kogu summa jaanuari müügituluks. Tehniliselt pole kandes viga, arve on olemas ja summa õige.
Majanduslikult on pilt aga moonutatud. Jaanuar paistab väga kasumlik ning ülejäänud üksteist kuud kahjumlikud, kuigi teenust osutatakse ühtlaselt terve aasta. Kui juht teeb selle põhjal otsuseid, näiteks palkab jaanuari tulemuse peale uue inimese, võib see tulla kalliks maksma. Pearaamatupidaja tunneb sellise olukorra ära ja seadistab tulu periodiseerimise nii, et kuu tulemused oleksid võrreldavad.
Mitu süsteemi, üks tõde
Kasvav ettevõte kasutab harva ainult ühte programmi. Kõrvuti töötavad e-pood või kassasüsteem, laoprogramm, palgatarkvara, dokumendiringlus ja raamatupidamine. Iga süsteem võib eraldi olla korras, kuid lahknevused tekivad just liideste kohtades: müük on e-poes, aga mitte raamatupidamises, laoseis ei klapi bilansiga, tagastused jäävad kirjendamata.
Pearaamatupidaja ülesanne on vaadata tervikut: võrrelda süsteeme omavahel, leida põhjused, miks numbrid ei klapi, ja parandada need allikas, mitte ainult raamatupidamises.
Raamatupidaja seadistab, pearaamatupidaja häälestab
Pangaliidese, e-arvete vastuvõtu ja korduvate kulude reeglid seadistab kogenud raamatupidaja hästi. Pearaamatupidaja töö algab sealt, kus küsimus pole enam „kuidas kanne tekib“, vaid „kas need numbrid kirjeldavad ettevõtet õigesti“:
- aruandlus, mis vastab juhtkonna tegelikele küsimustele;
- kasumlikkuse vaated toodete, projektide või üksuste kaupa;
- rahavoo prognoos ja plaanide võrdlemine tegelikkusega;
- automaatreeglite regulaarne ülevaatus ja peenhäälestus.
KL Raamatupidamises töötavad raamatupidajad, pearaamatupidajad, finantskontrollerid ja finantsjuhid ühes meeskonnas. Automatiseerimine ja AI on meie igapäevased tööriistad, aga vastutus numbrite eest jääb inimesele.
Mida see ettevõtjale tähendab
Valesti seadistatud automaatika ei anna endast märku. Tagajärjed tulevad hiljem: vale käibedeklaratsioon ja sellega kaasnevad maksuriskid, majandusaasta aruanne, mis ei anna ettevõttest õiget pilti, või juhtimisotsused, mis põhinevad moonutatud numbritel.
Automaatselt töödeldavate dokumentide hulk kasvab kiiresti, sest alates 1. juulist 2025 on ettevõtjal õigus nõuda teiselt ettevõtjalt e-arvet. Mida rohkem andmeid liigub ilma inimese käeta, seda olulisem on, et alused oleksid õiged.
Kokkuvõte
Tarkvara teeb täpselt seda, mida talle on õpetatud. Pearaamatupidaja väärtus on selles, et õpetus oleks õige ja et keegi vaataks regulaarselt üle, kas tulemus kajastab ettevõtet tegelikult. Automatiseeritud raamatupidamine on kiire. Hea automatiseeritud raamatupidamine on kiire ja usaldusväärne.
Kui Sinu raamatupidamine on juba automatiseeritud, aga Sa pole kindel, kas numbreid saab usaldada, vaatame selle koos üle. Loe ka, kuidas aitab raamatupidamise korrastamine ja mida annab igakuine finantskontrolling.
Kas Sinu automaatikat saab usaldada?
Meie pearaamatupidaja vaatab üle Sinu reeglid, liidesed ja aruanded ning ütleb ausalt, mis vajab parandamist.